Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia co oznacza dla agencji pracy po kilku miesiącach od jej wprowadzenia

Nowa Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia zakończyła 20-letnią erę przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują już rozwiązania, które istotnie zmieniły codzienność agencji zatrudnienia, w tym szczególnie agencji pracy tymczasowej. Dziś, 1 lutego 2026 r., widać wyraźnie: ustawodawca postawił na ostrzejszą selekcję podmiotów, większą kontrolę obrotu pracą cudzoziemców i realnie skuteczniejszy nadzór nad rynkiem.

Poniżej uporządkowany przegląd 10 kluczowych zmian, które ustawa wprowadziła.

1) Karencja w obsłudze cudzoziemców wymagających zezwoleń 🛂

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian jest to, że ustawa wprowadziła okres karencji: przez pierwsze 2 lata od uzyskania wpisu do rejestru agencje zatrudnienia nie mogą kierować do pracy cudzoziemców, których zatrudnienie wymaga:

• zezwolenia na pracę, albo
• oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

To rozwiązanie uderzyło w model „szybkich rejestracji” tworzonych wyłącznie po to, by kanałować pracowników zza granicy.

2) Ucięcie łańcuchów outsourcingu przy kierowaniu cudzoziemców

Ustawa ograniczyła outsourcing/podwykonawstwo w tym obszarze: agencja, kierując cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w Polsce, może kierować ich wyłącznie bezpośrednio do podmiotów, na rzecz których praca ma być wykonywana.

W praktyce: mniej „przerzucania” odpowiedzialności po łańcuchu firm, a więcej jasności, gdzie cudzoziemiec realnie pracuje i kto odpowiada za warunki.

3) Dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców zagranicznych 🌍

Nowe przepisy uszczelniły działalność transgraniczną. Podmioty zagraniczne prowadzące działalność agencji zatrudnienia w Polsce dostały 3 miesiące od wejścia w życie regulacji, aby uzyskać wymagany wpis do rejestru.

Dodatkowo ustawa nałożyła obowiązek wskazania osoby fizycznej przebywającej w Polsce, uprawnionej do reprezentowania agencji w kontaktach m.in. z:

• ZUS,
• PIP,
• marszałkiem województwa.

Cel jest prosty: kontrola ma mieć do kogo zapukać — i to nie mailowo „w trybie międzynarodowym”.

4) Obowiązkowy lokal w Polsce i realny punkt kontaktu

Ustawa wprost przesądziła, że agencja musi mieć lokal na terytorium RP, w którym przechowywana jest dokumentacja związana z zatrudnieniem.

To miejsce ma też umożliwiać kontakt z przedstawicielem agencji, co wzmacnia nadzór i podnosi standard ochrony pracowników (oraz ogranicza „agencje-widma”).

5) Rejestracja: więcej dokumentów i weryfikacja wiarygodności

Proces rejestracji został zaostrzony. Ustawa rozszerzyła katalog dokumentów składanych przy wniosku, w tym m.in. o:

• zaświadczenia o niekaralności członków organów zarządzających i reprezentantów,
• zaświadczenia o braku zaległości podatkowych oraz składkowych,
• inne dokumenty potwierdzające rzetelność i legalność działalności.

To zmieniło rejestrację z „formalności” w realny filtr wejścia.

6) Obowiązek przechowywania dokumentacji (także po wykreśleniu) 🗃️

Każdy podmiot wpisany do rejestru ma obowiązek przez cały okres posiadania wpisu oraz przez 3 lata po wykreśleniu przechowywać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków ustawowych do prowadzenia działalności.

W skrócie: zakończenie działalności nie oznacza zakończenia odpowiedzialności dokumentacyjnej.

7) Dłuższe terminy wpisu i „domniemanie zgody”

Ustawa wydłużyła termin na dokonanie wpisu przez marszałka województwa z 7 do 14 dni.

Wprowadziła też mechanizm, w którym jeśli marszałek nie wyda decyzji w 21 dni od złożenia kompletnego wniosku, podmiot może rozpocząć działalność (domniemanie zgody). Wcześniej analogiczny mechanizm działał szybciej.

8) Wyższa opłata rejestracyjna: 1000 zł zamiast 200 zł

Zmieniły się koszty wejścia na rynek. Ustawa podniosła opłatę za wpis do rejestru do 1000 zł, co stanowi wielokrotny wzrost względem wcześniejszej opłaty 200 zł za certyfikat.

Poza fiskalnym efektem ubocznym, to także próba ograniczenia „hurtowych” rejestracji krótkotrwałych podmiotów.

9) Nowa przesłanka wykreślenia: unikanie kontroli

Nowe przepisy wprowadziły twardszą sankcję: agencja może zostać wykreślona z rejestru, jeśli dwukrotnie nie podda się kontroli PIP lub marszałka województwa bez uzasadnionej przyczyny.

To narzędzie zostało skrojone pod praktykę „wiecznego braku możliwości kontroli”.

10) Kontrole oparte o dane z KAS i KRUS + obowiązkowa wymiana informacji z PIP

Ustawa poszerzyła możliwości weryfikacyjne marszałka województwa. Jeszcze przed rejestracją może on wystąpić do:

• KAS,
• KRUS,

o informacje dotyczące ewentualnych zaległości podatkowych lub składkowych.

Równolegle wprowadzono obowiązek, aby marszałek raz na kwartał przekazywał PIP wykaz podmiotów:

• wykreślonych z rejestru,
• objętych zakazem prowadzenia działalności.

Efekt: mniej „przepływania” podmiotów między województwami i więcej spójności nadzoru.

Co te zmiany oznaczają dla agencji na dzień 1 lutego 2026 r.? 💼

Po kilku miesiącach obowiązywania przepisów widać, że rynek został ustawiony pod trzy priorytety:

• Większa odpowiedzialność za cudzoziemców i ograniczenie nadużyć w modelach rekrutacyjnych.
• Urealnienie obecności agencji w Polsce (lokal, dokumenty, reprezentant).
• Sprawniejszy nadzór dzięki sankcjom za unikanie kontroli i wymianie danych między instytucjami.

Dla przedsiębiorców z branży oznacza to konieczność utrzymywania porządku w dokumentacji, dopięcia formalnego modelu współpracy z klientami (zwłaszcza przy cudzoziemcach) oraz przygotowania się na kontrolę jako element „normalnego” funkcjonowania, a nie zdarzenie nadzwyczajne.

Udostępnij